Mailstore Email Archivierung

Emails rechtlich sicher archivieren mit MailStore

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Jahresabschlüsse, Bilanzen und Geschäftsbriefe müssen mehrere Jahre aufbewahrt werden. Das weiß jeder Geschäftsführer. Die rechtssichere Archivierung von Emails jedoch wird nachlässig behandelt. Bei einer Steuerprüfung oder juristischen Auseinandersetzung kann dies schwerwiegende Folgen haben. Mit der Software von MailStore bietet Wabnitz IT eine gesetzeskonforme Lösung für kleine und mittlere Unternehmen.

Emails sind rechtlich relevant

Emails genießen nicht den gleichen rechtlichen Status wie Schriftstücke. Dennoch unterliegen auch sie den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen aus dem Handelsgesetzbuch bzw. der Abgabenordnung. Das kommt besonders zum Tragen, wenn sie in Verbindung zu steuerlich relevanten Unterlagen wie z.B. Inventare, Bilanzen und Jahresabschlüsse stehen. Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis notwendig sind, müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Handels- und Geschäftsbriefe wenigstens sechs Jahre. Die Zeiträume bemessen sich nach der Festsetzungsfrist für Steuern. Daher beläuft sich die Spanne in der Praxis meist auf elf Jahre.

Die Beweiskraft von Emails reicht nicht an schriftliche Dokumente heran. Vor Gericht gelten sie mindestens als Augenscheinbeweis. In Verbindung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur sind sie Privaturkunden gleichgestellt. Oftmals sind Emails die einzigen Indizien, um Beteiligte, Absende- und Zugangsdaten und Inhalte nachzuweisen. In Arbeitsrechtsprozessen können Emails Arbeitsanweisungen des Vorgesetzten und Arbeitsleistung des Arbeitnehmers exakt belegen. „Verschwundene“ Emails gehören damit der Vergangenheit an.

Rechtliche Anforderungen an die Archivierung

Verordnungen und Gesetze, unter anderem die GoBD, die AO und das HGB, setzen einen genauen rechtlichen Rahmen für die Email-Speicherung. Diese muss gewährleisten, dass die

  • Vollständigkeit

  • Richtigkeit

  • Zeitgerechtheit

  • Unveränderbarkeit

  • Ordnung und Nachvollziehbarkeit

sichergestellt ist.

Gängige Email-Systeme wie z.B. das weit verbreitete Microsoft Outlook erfüllen diese Kriterien nicht. Die Emails dort lassen sich verändern und Ordnung und Nachvollziehbarkeit sind nicht gegeben. Den Email-Verkehr auszudrucken, ist schon durch die Menge der Korrespondenz nicht praktikabel. Zudem können Anhänge den Emails nicht zweifelsfrei zugeordnet werden. Alle gesicherten Daten müssen elektronisch verfügbar sein. Die Methode der Archivierung als solche muss dokumentiert sein.

MailStore archiviert automatisch richtig

Die Software-Lösung von MailStore erstellt parallel ein manipulationssicheres Backup des gesamten Email-Verkehrs. Durch die Verschlüsselung werden die gewonnen Daten sicher abgelegt und vor nachträglichen Veränderungen geschützt. Der MailStore Server protokolliert gerichtsfest alle Email-Bewegungen und erstellt eine nachvollziehbare Langzeitarchivierung.

Der Zugriff für autorisierte Personen bleibt nach wie vor in Echtzeit möglich. Durch die hochperformante Datenbankarchitektur und die intelligente Speichertechnologie lässt sich der Datenbestand nicht nur schneller durchsuchen, sondern benötigt auch weniger Speicherkapazitäten als konventionelle Mailprogramme. MailStore wird regelmäßig durch unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zertifiziert. In die Software fließen die aktuellen Anforderungen der GoBD.

Wabnitz IT berät bei der Email-Archivierung mit MailStore

Wabnitz IT installiert und administriert die MailStore-Software. Die IT-Berater analysieren die bestehenden Systeme und zeigen wie sich die Archivierungssoftware eingliedern lässt.

Daraus ergibt sich die Backup-Strategie. Zum Beispiel müssen spezielle Konstellationen berücksichtigt und in die Sicherheitsstrategie eingebunden werden. Spam-Mails sollten ebenso wie virenverseuchte Emails rechtzeitig erkannt und nicht archiviert werden.

Ebenso gilt dies für Emails, die besonderen rechtlichen Auflagen unterliegen. Unter anderem dürfen Bewerbungen nur eine bestimmte Zeit gespeichert werden oder keine privaten Emails in das Archiv gelangen.

Wabnitz IT berät gerne über den Einsatz von MailStore. Für Fragen stehen unsere Spezialisten telefonisch, per Email oder persönlich zur Verfügung.